Community-Owner können Formulare bauen, die Mitglieder vor einer Aktion ausfüllen müssen: vor der Zusage zu einem Event, vor der Buchung eines Plans oder vor dem Beitritt zur Community. Optional bestätigt die Person ihre Angaben mit einem Einmalcode per E-Mail oder SMS – eine einfache elektronische Signatur mit prüfbarem Nachweis.

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Formular anlegen

Einstellungen → Formulare → Neues Formular. Ein Formular besteht aus Name, einer optionalen Einleitung und bis zu 30 Feldern: Jedes Feld kann Pflichtfeld sein und einen Hilfetext tragen. Die Vorschau rechts zeigt das Formular so, wie Mitglieder es sehen. Mehrseitige Formulare, bedingte Felder und Datei-Uploads gibt es bewusst nicht.
Wird ein Feld nachträglich geändert, entsteht eine neue Version des Formulars. Bereits eingegangene Einreichungen behalten ihre Version und bleiben vollständig lesbar und nachweisbar.

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Formular zuordnen

Das Formular selbst ist nur eine Vorlage. Wo es verlangt wird, legen Sie an der jeweiligen Stelle fest:
  • Event: im Event-Dialog unter „Formular vorab ausfüllen“. Mitglieder füllen es aus, bevor sie zusagen können.
  • Plan: im Plan-Formular unter Einstellungen → Zahlungen. Es wird vor dem Kauf (und vor der Buchung eines kostenlosen Plans) verlangt – nicht, wenn das Team einen Plan manuell vergibt.
  • Beitritt: unter Einstellungen → Allgemein → „Formular vor dem Beitritt“. Es gilt auch mit Einladungslink und beim Beitritt über einen Plan. Die Antworten erscheinen bei Beitrittsanfragen unter Mitglieder → Anfragen.
Ein Formular kann an mehreren Stellen hängen. Wer es für einen Kontext einmal ausgefüllt (und freigegeben bekommen) hat, muss es dort nicht erneut ausfüllen. Deaktivierte Formulare sperren nichts; gelöscht werden kann ein Formular nur, solange es keine Einreichungen hat.

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Freigabe durch das Team

Jedes Formular hat den Schalter Freigabe durch das Team (bei neuen Formularen eingeschaltet). Dann funktioniert es wie eine Beitrittsanfrage:
  1. Das Mitglied füllt das Formular aus (und bestätigt es ggf. per Code). Die Zusage bzw. Buchung gilt noch nicht; im Event steht „wartet auf die Freigabe“, in der Planwahl „Wartet auf Freigabe durch das Team“.
  2. Owner und Admins bekommen eine Benachrichtigung und sehen die Einreichung unter Einstellungen → Formulare → Einreichungen mit allen Antworten; in der Liste zeigt „n warten auf Freigabe“ den Rückstand.
  3. Freigeben setzt die Zusage zum Event automatisch bzw. bucht einen kostenlosen Plan; bei einem bezahlten Plan wird die Buchung freigeschaltet und das Mitglied zahlt selbst. Ablehnen (optional mit Begründung) informiert das Mitglied, das daraufhin ein neues Formular einreichen kann – die abgelehnte Einreichung bleibt im Verlauf.
Beim Beitrittsformular gibt es keine zweite Freigabe: Das ausgefüllte Formular löst den Beitritt direkt aus; verlangt die Community eine Freigabe, erscheint die Anfrage wie gewohnt unter Mitglieder → Anfragen, die Antworten stehen dabei.

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Signatur per Code

Je Formular wählen Sie, ob und wie bestätigt wird:
  • Keine Signatur – die Antworten werden direkt gespeichert.
  • Code per E-Mail – der Code geht an die E-Mail-Adresse des Kontos.
  • Code per SMS – der Code geht an die Nummer aus einem Pflichtfeld „Telefonnummer“ des Formulars; setzt den SMS-Versand voraus.
  • Teilnehmer wählt – E-Mail oder SMS.
Der Code hat 6 Ziffern, gilt 10 Minuten und erlaubt 5 Versuche; je Einreichung werden höchstens 3 Codes gesendet, ein neuer frühestens nach einer Minute. Mit der Eingabe bestätigt die Person ihre Angaben verbindlich.

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Was gespeichert wird und wie Sie es prüfen

Zu jeder signierten Einreichung speichert die Plattform Zeitpunkt, Kanal, den maskierten Kontakt (z. B. ma••••@example.org, +4917•••••67), eine SHA-256-Prüfsumme der Antworten und einen mit dem Geheimnis der Installation (APP_SECRET) gebildeten HMAC. Werden Antworten oder Zeitpunkt nachträglich – etwa direkt in der Datenbank – verändert, meldet die Oberfläche „Nachweis ungültig“. Unter Einstellungen → Formulare → Einreichungen sehen Sie alle Antworten, den Status und je Zeile den Link Nachweis: eine druckbare Seite mit Angaben, Signaturdaten und Prüfergebnis. CSV exportieren liefert die Tabelle für Tabellenkalkulation oder Ablage.
Das ist eine einfache elektronische Signatur im Sinne von eIDAS Art. 3 Nr. 10 – keine qualifizierte Signatur. Für welche Erklärungen sie ausreicht, hängt vom jeweiligen Formerfordernis ab; im Zweifel rechtlich prüfen lassen.

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SMS-Versand über seven.io

Für Codes per SMS braucht jede Community ein eigenes Konto bei seven.io (deutscher Anbieter, Abrechnung nach Guthaben). Die Plattform ruft dessen REST-API auf; es wird keine Bibliothek installiert.
  1. Bei seven.io ein Konto anlegen und Guthaben aufladen.
  2. Unter Entwickler → API-Keys einen Schlüssel erzeugen. Optional unter Absenderkennung eine Kennung (bis 11 Zeichen) freischalten.
  3. In der Community: Einstellungen → Formulare → SMS-Versand: Anbieter „seven.io“, API-Key eintragen, optional Absenderkennung und Tageslimit, speichern.
  4. Zugang prüfen fragt das Guthaben ab; Test-SMS an sendet eine Nachricht an Ihre Nummer.
Der API-Key wird verschlüsselt gespeichert (abgeleitet aus APP_SECRET) und nie wieder angezeigt; ein leeres Feld beim Speichern behält den vorhandenen Schlüssel.

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Schutz vor Missbrauch und Kosten

Nur Konten mit bestätigter E-Mail-Adresse können SMS auslösen; Sonder- und Mehrwertrufnummern werden abgelehnt. Die Zähler „heute“ und „diesen Monat“ stehen bei den SMS-Einstellungen.

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Datenschutz

Antworten sind personenbezogene Daten der Community; sie liegen in der Datenbank der Installation und sind nur für Owner, Admins und die Person selbst sichtbar. Löscht jemand sein Konto, bleiben Einreichungen als Nachweis bestehen, verlieren aber Name, Nutzerbezug und Kontakt. Mitglieder erhalten ihre Einreichungen im Datenexport unter Konto. Owner können einzelne Einreichungen löschen – legen Sie dafür eine Aufbewahrungsfrist fest und ergänzen Sie die Datenschutzerklärung der Community um die erhobenen Angaben.